辦公四件套：Word、Excel、PPT 與 PDF

辦公場景裡繞不開四樣東西：Word 寫文件、Excel 做表格、PPT 做匯報、PDF 看資料。LanMate 內建了這四件套的技能，不用裝外掛，開箱就能用。這個案例把四件套的常見用法一次講清楚。

用到的技能

• 內建技能（隨 LanMate 安裝，開箱即用）：Word 文件（lanmate-docx）、Excel 表格（lanmate-xlsx）、PPT 簡報（lanmate-pptx）、PDF 處理（lanmate-pdf）、PDF 轉換（lanmate-pdf-convert）、OCR 文字識別（lanmate-ocr）
• 技能商店：文件比對工具——比較兩版文件的差異

場景痛點

• Word：不知道該按什麼結構寫，標題編號混亂，AI 生成的內容像「萬能範本」
• Excel：資料口徑混亂，不知道該分析什麼，圖表堆砌沒有結論
• PPT：直接說「做一份高級感 PPT」，結果 AI 猜風格，一堆好看的空話
• PDF：只會看不會編輯，合併拆分要找第三方工具，內容檢索靠肉眼

核心原則：先說清五個問題

無論做哪種文件，先回答這五個問題，結果會好很多。很多「AI 做得不好」的辦公任務，根源不是模型不會寫，而是人沒把交付標準說清楚。

Word：從空白頁到正式文件

適合交給 Word 的任務

• 正式方案：活動策劃、專案方案、營銷方案、培訓方案
• 管理文件：制度、通知、申請、會議紀要、復盤報告、週報月報
• 產品材料：PRD、需求說明、競品分析、使用者訪談總結

推薦流程

提示詞範例：生成一份團建活動策劃

幫我生成一份公司團建活動策劃的 Word 文件。
公司約 80 人，包含：活動目標、活動主題建議、整體流程安排（含時間節點）、
分組與互動遊戲建議、預算構成清單、人員分工、風險預案和注意事項。
語言簡潔實用，不需要寫得過於詳細，重點把整體框架和關鍵決策項列清楚，
適合直接拿去和領導確認活動方向。

二次修改不要重寫，要說差異

請在上一版團建活動策劃基礎上修改，不要重新生成整篇。
修改要求：
- 將活動目標壓縮為 3 條，每條不超過 50 字
- 將流程安排改成表格，欄位為：時間、環節、主要內容、負責人、所需物料
- 在互動環節中增加適合 80 人規模的遊戲，刪除執行難度過高的方案
- 預算部分增加：項目、預計金額、數量、單價、備註
- 新增風險預案，覆蓋人員遲到、設備故障、節目超時和突發安全
輸出修改後的 v2 版 Word 文件。

進階：比較兩版文件

比較 policy-v3.docx 與 policy-v4.docx。
輸出新增、刪除、修改和僅格式變化四類差異，附章節和原文定位。
重點標記金額、日期、責任主體、審批條件、例外和否定表達。
生成影響清單和待確認問題，不給法律結論，不修改原始檔。

Excel：把表格變成能回答問題的分析

適合交給 Excel 的任務

• 資料清洗：去重、補空值、統一日期格式、拆分欄位、合併多個表
• 經營分析：銷售額、利潤率、轉化率、客單價、庫存周轉
• 報表生成：週報、月報、預算執行、考勤匯總、專案進度台帳
• 公式輔助：生成或解釋複雜公式，排查 #N/A、#VALUE!、循環參照
• 視覺化：柱狀圖、折線圖、圓餅圖、樞紐分析表、異常點提示

推薦流程

提示詞範例：銷售資料分析

請讀取我上傳的「電商銷售資料.xlsx」，先不要修改原始檔。
業務問題：分析本月各產品線的銷售表現和盈利能力。

請輸出：
1. 說明資料欄位含義，檢查缺失值、重複記錄、異常值
2. 按產品線統計銷售額、毛利、毛利率、銷售額占比，並排名
3. 按日匯總銷售額和毛利率，分析日度變化
4. 生成柱狀圖對比各產品線銷售額和毛利，折線圖展示每日變化
5. 識別異常日期，結合資料說明，不要推測業務原因
6. 總結表現最好的產品線、需重點關注的產品線，3 條復盤結論

要求：保留原始資料；圖表標題直接表達結論；
無法確認的原因標註「待核實」，不要編造。

PPT：不是套範本，而是把材料變成敘事

PPT 最容易被誤用。很多人說「幫我做一份高級感 PPT」，結果 AI 只能猜風格。真正可用的 PPT 必須先回答三個問題：給誰看、對方聽完做什麼決定、你有多少時間講。

推薦流程

提示詞範例：從材料製作匯報 PPT

請根據當前工作區材料製作一份 8 頁以內的專案匯報 PPT。
受眾：部門負責人，匯報時長 10 分鐘。
目標：讓領導了解專案進展、風險和下階段計畫。

要求：
- 每頁只表達一個核心結論
- 案例和資料必須標註素材來源，無法確認的不要補充
- 標題直接表達觀點，不用「專案進展」這類泛化標題
- 生成後檢查文字溢出、頁面留白、圖片缺失、字體一致性
風格：專業、簡潔，不要過度裝飾，適合正式匯報。

提示詞範例：從 Word 大綱生成 PPT

請讀取「專案匯報.docx」的內容，提取關鍵資訊製作一份 PPT：
- 10 頁以內，16:9
- 結構：背景→現狀→問題→方案→計畫→需要決策
- 每頁要點不超過 5 條
- 保持原文事實和數字，不新增未經證實的資料

PDF：讀取、合併、檢索、轉換

適合交給 PDF 的任務

• 讀取內容：提取 PDF 中的文字和表格
• 合併拆分：多個 PDF 合併、按頁範圍拆分
• 關鍵詞檢索：在長文件中搜尋關鍵詞，返回頁碼和上下文
• 建立 PDF：從內容生成 PDF 文件
• 格式轉換：PDF 轉 PPT、PDF 轉圖片、PDF 轉文字

提示詞範例：提取 PDF 內容

請讀取「政策文件.pdf」，提取全文文字內容。
按頁輸出，每頁標註頁碼。
如果遇到掃描件（圖片型 PDF），使用 OCR 識別文字。

提示詞範例：長文件關鍵詞檢索

請在「合同彙編.pdf」中搜尋以下關鍵詞：
- 「違約金」
- 「不可抗力」
- 「爭議解決」
返回每個關鍵詞出現的頁碼、上下文片段。

提示詞範例：PDF 轉換

請把「專案方案.pdf」轉換為 PPT，每頁 PDF 對應一張幻燈片。
16:9 比例，圖片等比鋪滿置中。

四件套聯動：會議之後自動形成交付包

很多辦公任務不是單一檔案，而是「會議之後要有東西」。比如開完一次產品評審會，需要同時產出紀要 Word、待辦 Excel 和匯報 PPT。

提示詞範例

請讀取本次產品評審會議的轉寫文字，生成一個辦公交付包。
輸出：
1. Word：會議紀要，含背景、決議、待確認問題
2. Excel：待辦清單，欄位含事項、負責人、優先級、截止日期、狀態
3. PPT：6 頁以內管理層匯報，突出決議、資源請求和風險

約束：
- 會議中沒有明確確認的內容不要寫成既定結論
- 人名、日期、功能範圍必須保留來源
- 缺少負責人或時間標為「待確認」
- 先輸出大綱和任務表欄位預覽，我確認後再生成檔案

驗收標準

常見錯誤