辦公四件套：Word、Excel、PPT 與 PDF

辦公場景入面避唔開四樣嘢：Word 寫文件、Excel 做表格、PPT 做匯報、PDF 睇資料。LanMate 內置咗呢四件套嘅技能，唔使裝插件，開箱就用得。呢個案例將四件套嘅常見用法一次講清楚。

用到嘅技能

• 內建技能（跟住 LanMate 安裝，開箱即用）：Word 文件（lanmate-docx）、Excel 表格（lanmate-xlsx）、PPT 簡報（lanmate-pptx）、PDF 處理（lanmate-pdf）、PDF 轉換（lanmate-pdf-convert）、OCR 文字識別（lanmate-ocr）
• 技能商店：文件對比工具——對比兩版文件嘅差異

場景痛點

• Word：唔知應該按咩結構嚟寫，標題編號混亂，AI 生成嘅內容似「萬能模板」
• Excel：資料口徑混亂，唔知應該分析咩，圖表堆砌冇結論
• PPT：直接講「做一份高級感 PPT」，結果 AI 猜風格，一堆好睇嘅空話
• PDF：淨係識睇唔識改，合併拆分要搵第三方工具，內容檢索靠肉眼

核心原則：先講清五個問題

無論做邊種文件，先答呢五個問題，結果會好好多。好多「AI 做得唔好」嘅辦公任務，根源唔係模型唔識寫，而係人冇將交付標準講清楚。

Word：由空白頁到正式文件

適合交畀 Word 嘅任務

• 正式方案：活動策劃、項目方案、營銷方案、培訓方案
• 管理文件：制度、通知、申請、會議紀要、復盤報告、周報月報
• 產品材料：PRD、需求說明、競品分析、用戶訪談總結

推薦流程

提示詞示例：生成一份團建活動策劃

幫我生成一份公司團建活動策劃嘅 Word 文件。
公司約 80 人，包含：活動目標、活動主題建議、整體流程安排（含時間節點）、
分組同互動遊戲建議、預算構成清單、人員分工、風險預案同注意事項。
語言簡潔實用，唔使寫得太詳細，重點將整體框架同關鍵決策項列清楚，
適合直接攞去同領導確認活動方向。

二次修改唔好重寫，要講差異

請喺上一版團建活動策劃基礎上修改，唔好重新生成成篇。
修改要求：
- 將活動目標壓縮為 3 條，每條唔超過 50 字
- 將流程安排改成表格，列為：時間、環節、主要內容、負責人、所需物料
- 喺互動環節中增加適合 80 人規模嘅遊戲，刪除執行難度過高嘅方案
- 預算部分增加：項目、預計金額、數量、單價、備註
- 新增風險預案，覆蓋人員遲到、設備故障、節目超時同突發安全
輸出修改後嘅 v2 版 Word 文件。

進階：比較兩版文件

比較 policy-v3.docx 與 policy-v4.docx。
輸出新增、刪除、修改同淨係格式變化四類差異，附章節同原文定位。
重點標記金額、日期、責任主體、審批條件、例外同否定表達。
生成影響清單同待確認問題，唔畀法律結論，唔修改原檔案。

Excel：將表格變成可以答問題嘅分析

適合交畀 Excel 嘅任務

• 資料清洗：去重、補空值、統一日期格式、拆分欄位、合併多個表
• 經營分析：銷售額、利潤率、轉化率、客單價、庫存周轉
• 報表生成：周報、月報、預算執行、考勤匯總、項目進度台賬
• 公式輔助：生成或解釋複雜公式，排查 #N/A、#VALUE!、循環參照
• 可視化：柱狀圖、折線圖、餅圖、樞紐表、異常點提示

推薦流程

提示詞示例：銷售資料分析

請讀取我上載嘅「電商銷售資料.xlsx」，先唔好修改原檔案。
業務問題：分析本月各產品線嘅銷售表現同盈利能力。

請輸出：
1. 說明資料欄位含義，檢查缺失值、重複記錄、異常值
2. 按產品線統計銷售額、毛利、毛利率、銷售額佔比，並排名
3. 按日匯總銷售額同毛利率，分析日度變化
4. 生成柱狀圖對比各產品線銷售額同毛利，折線圖展示每日變化
5. 識別異常日期，結合資料說明，唔好推測業務原因
6. 總結表現最好嘅產品線、需要重點關注嘅產品線，3 條復盤結論

要求：保留原始資料；圖表標題直接表達結論；
無法確認嘅原因標註「待核實」，唔好編造。

PPT：唔係套模板，而係將材料變成敘事

PPT 最容易被誤用。好多人講「幫我做一份高級感 PPT」，結果 AI 淨係可以猜風格。真正用得嘅 PPT 必須先答三個問題：畀邊個睇、對方聽完做咩決定、你有幾多時間講。

推薦流程

提示詞示例：由材料製作匯報 PPT

請根據當前工作區材料製作一份 8 頁以內嘅項目匯報 PPT。
受眾：部門負責人，匯報時長 10 分鐘。
目標：畀領導了解項目進展、風險同下階段計劃。

要求：
- 每頁淨係表達一個核心結論
- 案例同資料必須標註素材來源，無法確認嘅唔好補充
- 標題直接表達觀點，唔用「項目進展」呢類泛化標題
- 生成後檢查文字溢出、頁面留白、圖片缺失、字體一致性
風格：專業、簡潔，唔好過度裝飾，適合正式匯報。

提示詞示例：由 Word 大綱生成 PPT

請讀取「項目匯報.docx」嘅內容，提取關鍵資訊製作一份 PPT：
- 10 頁以內，16:9
- 結構：背景→現狀→問題→方案→計劃→需要決策
- 每頁要點唔超過 5 條
- 保持原文事實同數字，唔新增未經證實嘅資料

PDF：讀取、合併、檢索、轉換

適合交畀 PDF 嘅任務

• 讀取內容：提取 PDF 中嘅文字同表格
• 合併拆分：多個 PDF 合併、按頁範圍拆分
• 關鍵詞檢索：喺長文件中搜尋關鍵詞，返回頁碼同上下文
• 創建 PDF：由內容生成 PDF 文件
• 格式轉換：PDF 轉 PPT、PDF 轉圖片、PDF 轉文字

提示詞示例：提取 PDF 內容

請讀取「政策文件.pdf」，提取全文文字內容。
按頁輸出，每頁標註頁碼。
如果遇到掃描件（圖片型 PDF），使用 OCR 識別文字。

提示詞示例：長文件關鍵詞檢索

請喺「合同匯編.pdf」中搜尋以下關鍵詞：
- 「違約金」
- 「不可抗力」
- 「爭議解決」
返回每個關鍵詞出現嘅頁碼、上下文片段。

提示詞示例：PDF 轉換

請將「項目方案.pdf」轉換為 PPT，每頁 PDF 對應一張幻燈片。
16:9 比例，圖片等比鋪滿置中。

四件套聯動：會議之後自動形成交付包

好多辦公任務唔係單一檔案，而係「會議之後要有嘢」。例如開完一次產品評審會，需要同時產出紀要 Word、待辦 Excel 同匯報 PPT。

提示詞示例

請讀取本次產品評審會議嘅轉寫文本，生成一個辦公交付包。
輸出：
1. Word：會議紀要，含背景、決議、待確認問題
2. Excel：待辦清單，欄位含事項、負責人、優先級、截止日期、狀態
3. PPT：6 頁以內管理層匯報，突出決議、資源請求同風險

約束：
- 會議中冇明確確認嘅內容唔好寫成既定結論
- 人名、日期、功能範圍必須保留來源
- 缺少負責人或時間標為「待確認」
- 先輸出大綱同任務表欄位預覽，我確認後再生成檔案

驗收標準

常見錯誤