办公四件套：Word、Excel、PPT 与 PDF | LanMate 使用手册
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办公四件套：Word、Excel、PPT 与 PDF

办公场景里绕不开四样东西：Word 写文档、Excel 做表格、PPT 做汇报、PDF 看资料。LanMate 内置了这四件套的技能，不用装插件，开箱就能用。这个案例把四件套的常见用法一次讲清楚。

用到的技能

场景痛点

核心原则：先说清五个问题

无论做哪种文档，先回答这五个问题，结果会好很多。很多“AI 做得不好”的办公任务，根源不是模型不会写，而是人没把交付标准说清楚。

问题 要说清什么 示例
目标 这份材料要帮谁做什么决定 给部门负责人看，用于判断项目是否继续投入
受众 阅读者是谁，懂不懂背景 管理层只看结论；项目组需要过程和责任人
材料 哪些文件是事实来源 data.xlsx 是唯一数据口径，旧版 PPT 只参考结构
格式 要 Word、Excel、PPT 还是 PDF 输出一份复盘 Word、一张风险台账 Excel、一份 8 页汇报 PPT
验收 怎么判断结果可用 数字能回到源文件，PPT 投屏不溢出

Word：从空白页到正式文档

适合交给 Word 的任务

推荐流程

步骤 LanMate 做什么 你要确认什么
1 读取材料，列出可用信息和缺失项 哪些材料是事实来源，哪些只是参考
2 生成文档大纲和写作口径 读者是谁，文档是汇报、审批还是执行
3 按大纲生成 Word 初稿 标题层级、章节顺序、关键信息是否完整
4 根据反馈润色、补充、删减 哪些内容可以定稿，哪些标“待确认”
5 输出可编辑 .docx 是否能直接发给同事审阅

提示词示例：生成一份团建活动策划

帮我生成一份公司团建活动策划的 Word 文档。
公司约 80 人，包含：活动目标、活动主题建议、整体流程安排（含时间节点）、
分组与互动游戏建议、预算构成清单、人员分工、风险预案和注意事项。
语言简洁实用，不需要写得过于详细，重点把整体框架和关键决策项列清楚，
适合直接拿去和领导确认活动方向。

二次修改不要重写，要说差异

请在上一版团建活动策划基础上修改，不要重新生成整篇。
修改要求：
- 将活动目标压缩为 3 条，每条不超过 50 字
- 将流程安排改成表格，列为：时间、环节、主要内容、负责人、所需物料
- 在互动环节中增加适合 80 人规模的游戏，删除执行难度过高的方案
- 预算部分增加：项目、预计金额、数量、单价、备注
- 新增风险预案，覆盖人员迟到、设备故障、节目超时和突发安全
输出修改后的 v2 版 Word 文档。

进阶：比较两版文档

比较 policy-v3.docx 与 policy-v4.docx。
输出新增、删除、修改和仅格式变化四类差异，附章节和原文定位。
重点标记金额、日期、责任主体、审批条件、例外和否定表达。
生成影响清单和待确认问题，不给法律结论，不修改原文件。

Excel：把表格变成能回答问题的分析

适合交给 Excel 的任务

推荐流程

阶段 提示重点 输出
读表 先描述工作簿结构、字段含义、脏数据 数据字典、问题清单
定指标 说明要回答的业务问题 指标口径表
清洗 说明空值、重复值、异常值如何处理 清洗后的 xlsx
计算 生成公式、透视表或统计表 汇总表、公式说明
可视化 根据业务问题选择图表 图表 + 分析结论

提示词示例：销售数据分析

请读取我上传的"电商销售数据.xlsx"，先不要修改原文件。
业务问题：分析本月各产品线的销售表现和盈利能力。

请输出：
1. 说明数据字段含义，检查缺失值、重复记录、异常值
2. 按产品线统计销售额、毛利、毛利率、销售额占比，并排名
3. 按日汇总销售额和毛利率，分析日度变化
4. 生成柱状图对比各产品线销售额和毛利，折线图展示每日变化
5. 识别异常日期，结合数据说明，不要推测业务原因
6. 总结表现最好的产品线、需重点关注的产品线，3 条复盘结论

要求：保留原始数据；图表标题直接表达结论；
无法确认的原因标注"待核实"，不要编造。

PPT：不是套模板，而是把材料变成叙事

PPT 最容易被误用。很多人说“帮我做一份高级感 PPT”，结果 AI 只能猜风格。真正可用的 PPT 必须先回答三个问题：给谁看、对方听完做什么决定、你有多少时间讲。

推荐流程

步骤 LanMate 做什么 你要确认什么
1 把 Word、Excel、旧 PPT 转成材料摘要 哪些内容必须保留
2 生成 6-10 页故事线和每页标题 汇报对象、时长、决策目标
3 确认后制作 PPT 每页是否只有一个核心观点
4 补图表、备注、来源映射 关键数字是否来自 Excel
5 版式检查：文字溢出、字号、颜色 投屏后是否能读

提示词示例：从材料制作汇报 PPT

请根据当前工作区材料制作一份 8 页以内的项目汇报 PPT。
受众：部门负责人，汇报时长 10 分钟。
目标：让领导了解项目进展、风险和下阶段计划。

要求：
- 每页只表达一个核心结论
- 案例和数据必须标注素材来源，无法确认的不要补充
- 标题直接表达观点，不用"项目进展"这类泛化标题
- 生成后检查文字溢出、页面留白、图片缺失、字体一致性
风格：专业、简洁，不要过度装饰，适合正式汇报。

提示词示例：从 Word 大纲生成 PPT

请读取"项目汇报.docx"的内容，提取关键信息制作一份 PPT：
- 10 页以内，16:9
- 结构：背景→现状→问题→方案→计划→需要决策
- 每页要点不超过 5 条
- 保持原文事实和数字，不新增未经证实的数据

PDF：读取、合并、检索、转换

适合交给 PDF 的任务

提示词示例：提取 PDF 内容

请读取"政策文件.pdf"，提取全文文本内容。
按页输出，每页标注页码。
如果遇到扫描件（图片型 PDF），使用 OCR 识别文字。

提示词示例：长文档关键词检索

请在"合同汇编.pdf"中搜索以下关键词：
- "违约金"
- "不可抗力"
- "争议解决"
返回每个关键词出现的页码、上下文片段。

提示词示例：PDF 转换

请把"项目方案.pdf"转换为 PPT，每页 PDF 对应一张幻灯片。
16:9 比例，图片等比铺满居中。

四件套联动：会议之后自动形成交付包

很多办公任务不是单文件，而是“会议之后要有东西”。比如开完一次产品评审会，需要同时产出纪要 Word、待办 Excel 和汇报 PPT。

提示词示例

请读取本次产品评审会议的转写文本，生成一个办公交付包。
输出：
1. Word：会议纪要，含背景、决议、待确认问题
2. Excel：待办清单，字段含事项、负责人、优先级、截止日期、状态
3. PPT：6 页以内管理层汇报，突出决议、资源请求和风险

约束：
- 会议中没有明确确认的内容不要写成既定结论
- 人名、日期、功能范围必须保留来源
- 缺少负责人或时间标为"待确认"
- 先输出大纲和任务表字段预览，我确认后再生成文件

验收标准

文档类型 验收要点
Word 标题层级清晰、编号一致、关键信息完整、可直接分发
Excel 数字可回到源文件、公式可重算、异常未静默删除
PPT 每页一个核心观点、数字有来源、投屏可读
PDF 提取内容完整、检索结果含页码、转换后内容无遗漏

常见错误

常见错误 为什么会发生 更好的做法
“帮我做个 PPT，要高级一点” 没有受众、目标和材料约束 说明受众、汇报时长、页数、决策目标、必须保留的数据
“分析一下这个 Excel” 没有业务问题，模型只能泛泛总结 说明要回答什么问题、统计哪些指标、按什么维度比较
“写一份报告” 没有文档类型和语气要求 说明是方案、总结、申请还是纪要，并指定读者
“全部自动完成，不用问我” 关键口径没确认，风险会被放大 先让 LanMate 输出材料清单和大纲，确认后再生成
二次修改从头重写 以为每次都要重新生成 说差异：“在上一版基础上修改，不要重新生成整篇”